Surat dan Jenis Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.


Sejarah Surat

Persia dan Mesir

Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kudaataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.


China

Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka

India

Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan sebaik pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer di mana mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan danmerpati pos. Terkadang, masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan

Romawi

Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.

Renaisans hingga saat ini

Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam diBaghdad.




Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13 , hubungan antara pusat-pusat komersial bisnis Florence,Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam pada saat itu.




Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini ditentang oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry VIII membangun pelayanan reguler menuju London. Sayangnya kedua sistem tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk orang-orang pemerintahan. Surat-surat pribadi belum diakui hingga akhirnya pada tahun 1627 di Prancis diizinkan adanya pengiriman surat pribadi. Akhirnya pada 1680, William Dockwra membuka pelayanan pos privat yang menggunakan metode prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan di cap untuk menujukan kapan dan kemana surat-surat tersebut ditujukan.




Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupunsurat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atasbalon udara.Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.



Jenis Surat

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas


Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format baku


Bagian-bagian surat resmi:
Kepala/kop surat


Kop surat terdiri dari:
Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
Logo instansi/lembaga
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat, berisi
salam penutup
jabatan
tanda tangan
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan


Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan


Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu


Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:
Kepala surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
paragraf pembuka
isi surat
paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang



Surat Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokolCYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atauMozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.













Sumber